In vielen Vorabgesprächen zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit unseren Kunden, werden wir oft gefragt, ob die finale Version der Verfahrensdokumentation von jemanden (z. B. einem Wirtschaftsprüfer oder dem Finanzamt) abgenommen werden muss. Es ist in der Tat so, dass die Verfahrensdokumentation nicht aktiv an eine prüfende Stelle übergeben werden muss. Allerdings ist die Verfahrensdokumentation auf Verlangen eines Prüfers bereitzustellen.
Eine unabhängige Prüfung ist allerdings aus unserer Sicht immer empfehlenswert. Diese kann bspw. durch einen Wirtschaftsprüfer durchgeführt werden. Diesen kann man mit einer gutachterlichen Stellungnahme zum Gesamtprozess der digitalen Archivierung beauftragen. Er prüft auf Basis der Verfahrensdokumentation die Prozesse sowie die weiteren Angaben aus der Verfahrensdokumentation wie bspw. den Systembetrieb. Ein sogenannter „Walkthrough“ ist in der Regel ebenfalls Bestandteil der Prüfung. Ebenfalls ist zu wissen, dass das System in dem Zuge auch geprüft wird, hier werden unter anderem die eingestellten Parameter sowie die gesetzten Aufbewahrungsfristen durch den Prüfer verifiziert und hinterfragt.
Ein sogenanntes Zertifikat bzw. die gutachterliche Stellungnahme zum Gesamtprozess, welches ausgestellt werden kann dient als Feedback, hat aber gegenüber dem Finanzamt keine Aussagekraft und dient lediglich der Risikominimierung und der Selbstüberprüfung.
Die unabhängige Prüfung ist eine Maßnahme der Risikominimierung und leistet einen positiven Beitrag zur Tax Compliance im Unternehmen.
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist eine aktuelle und aussagekräftige Verfahrensdokumentation von Nöten. Demnach muss für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Das betrifft alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG), sofern steuerrelevante Abläufe mittels IT-Systeme durchgeführt werden.
Fazit: Eine Prüfung ist empfehlenswert, aber kein muss. Davon unabhängig muss eine Dokumentation vorliegen und muss auf Verlangen vorgelegt werden, jedoch nicht aktiv publiziert werden.