Wir werden sehr häufig mit den nachfolgenden Fragen konfrontiert:
- Was ist eine Verfahrensdokumentation?
- Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
- Unsere Software ist testiert, brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
- Was verlangt das Finanzamt?
- Wie hoch ist der Aufwand?
Fangen wir mit der offensichtlichsten Frage an. Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Die offensichtlichste Frage ist auch am einfachsten zu beantworten. Ja, eine Verfahrensdokumentation ist für jedes Unternehmen, völlig losgelöst von der Unternehmensgröße oder -form verbindlich. Natürlich unterscheidet sich eine Verfahrensdokumentation für einen Konzern von einer Verfahrensdokumentation für einen Handwerksbetrieb oder einer lokalen Bäckerei. Aber alle benötigen eine Dokumentation, welche, die Nachvollziehbarkeit der Prozesse, samt vor- und nachgelagerte IT-Systeme, sowie die internen Kontrollen einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit verdeutlichen. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass eine Verfahrensdokumentation alle Unternehmer im Sinne des UStG, alle bilanzierenden Steuerpflichtigen nach § 4 Abs. 1 und 5 EstG sowie alle Einnahme- Überschussrechner nach §4 Abs. 3 EstG betrifft. Die Thematik Verfahrensdokumentation ist übrigens gar nicht neu mit den Vorgaben der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff “ (GOBD). Bereits mit den Anforderungen der GDPdU (aus 2001) und GoBS (1995) wurden Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation definiert.
Jetzt stellt sich die Frage, wie anzufangen ist. Natürlich können Sie sich für die Erstellung der Verfahrensdokumentation Expertenwissen und Meinung einholen, jedoch trägt der steuerpflichtige immer die Verantwortung. Wenn Sie sich Expertenmeinung einholen, können Sie Risikominimierung betreiben, da dieser natürlich, u. a. durch die Erfahrung und das Wissen viele Punkte abdeckt und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite steht. Apropos Verantwortung. Unter Randziffer 21 der GoBD wird ganz klar abgegrenzt, dass die Verantwortung durch den Steuerpflichtigen alleine getragen wird und die Verantwortung nicht delegiert werden kann. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).
Nun ist es eindeutig, dass eine Verfahrensdokumentation notwendig ist, doch wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus? Eine genaue Vorlage mit Punkten die vorhanden sein müssen ist nicht gegeben, jedoch ist unter Randziffer 153 der GoBD beschrieben, dass die Verfahrensdokumentation in der Regel aus den folgenden Dokumentationen besteht:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
In welcher Form die Dokumentation vorliegen muss ist jedoch nicht vorgegeben, so lassen sich bspw. viele Prozesse grafisch darstellen. Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. Dieser Absatz ist der Randziffer 152 der GoBD entnommen und liefert eine gute Beschreibung, welche Themen behandelt werden müssen. Jedoch sind wir der Meinung, dass die Löschung hier ein Teil der Dokumentation sein sollte.
Einen großen Mehrwert hat die Verfahrensdokumentation, wenn ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz ist. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation, können unter Einhaltung der GoBD sowie einiger weniger Anforderungen aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung viele buchhalterische Dokumente ausschließlich digital aufbewahrt werden. Natürlich muss durch das Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine Unveränderbarkeit der Belege sichergestellt werden. Das heißt, dass Eingangsrechnungen, welche in Papierform eintreffen, nach der Verarbeitung der Vernichtung zugeführt werden können. Nun können Sie sich vorstellen, dass dadurch viel Ressourcen eingespart werden.
Sofern eine testierte Software bereits im Einsatz ist, entbindet diese Sie nicht von der Pflicht zur Erstellung und Führung einer Verfahrensdokumentation. Die Testate werden von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erstellt. Diese testieren die korrekte Verarbeitung durch die Software. Dem Testat ist allerdings nicht zu entnehmen welchen Parameter sowie Einstellungen den Prüfern vorlag. Das Testat sagt aus, das die Software ordnungsgemäß arbeitet, sofern diese ordnungsgemäß parametrisiert ist.
Gemäß Randziffer 181 können „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter bei der Auswahl eines Softwareproduktes dem Unternehmen als Entscheidungskriterium dienen. Diese entfalten jedoch keine Bindungswirkung gegenüber der Finanzbehörde.
Die Finanzbehörde verlangt, wie oben beschrieben, eine Verfahrensdokumentation. Aus der Dokumentation sollten Hard- und Software, die Arbeitsabläufe, beteiligte Personen sowie die Prozesse hervorgehen. Weiter sollte die Dokumentation bei jeglicher Änderung angepasst werden, wobei eine Versionierung stattfinden muss, sodass historische Systemzustände nachvollziehbar gemacht werden können. Dies hat den Hintergrund, dass Prüfungen immer rückwirkend stattfinden.
Das Finanzamt muss nicht darüber informiert werden, dass Sie Dokumenten digital aufbewahren.
Der Aufwand zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation hängt von vielen Faktoren ab. Darunter die steuerlich relevanten Prozesse, die eingesetzten IT-Systeme, die Schutzvorkehrungen vor Verfälschung und Datenverlust sowie die internen Kontrollen. Die Prozesse sollten möglichst genau dargestellt werden. Dazu ist es notwendig jeden Arbeitsschritt, samt Ausnahmen und Fehlerkorrekturen, zu beschreiben. Wenn Sie daran interessiert sind Ihre Papierdokumente nach der Verarbeitung zu vernichten, können Sie sich unseren Webcast zur revisionssicheren Archivierung anschauen.
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