Von den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften betroffen, die ihre unternehmerischen Abläufe mit Hilfe von IT-Systemen abbilden und die den GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) in elektronischer Form nachkommen. Die GoBD gelten also für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen Unternehmen.
Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015 und haben die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst bzw. vereinheitlicht. Mit der Einführung gab es keine Gesetzänderung o.ä., die Anforderungen wurden lediglich an moderne Buchführungssysteme angepasst. Soweit die Vorgaben aus dem 38-seitigen BMF Schreiben nicht eingehalten werden, drohen bei Betriebsprüfungen Steuerschätzungen. In den GoBD Tz. 155 ist beschrieben, dass soweit keine oder eine ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigen, liegt kein formeller Mangel vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Andersherum kann eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen und somit würde ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vorliegen, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Laut GoBD sind die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung bei der Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechten Buchung und Aufzeichnungen, Ordnung und der Unveränderbarkeit einzuhalten und diese müssen aus der Verfahrensdokumentation hervorgehen.
Die GoBD bezieht sich jedoch nicht ausschließlich auf die Finanzbuchführung, sondern auch auf die vorgelagerten sowie nachgelagerten Systeme. Dabei reicht es auch nicht aus, wenn man ausschließlich GoBD konforme Software verwendet. Auch hier benötigt man eine Verfahrensdokumentation, die neben den innerbetrieblichen Prozessen auch das interne Kontrollsystem beschreibt. Darüber hinaus sollte man wissen, dass Testate keine Wirkung für die Kontrollinstanz (hier Finanzbehörde) haben.
Hier nochmal eine kurze Zusammenfassung:
- Die GoBD gelten für Buchführungs- und Aufbewahrungspflichtigen
- Eine Verfahrensdokumentation ist zu erstellen – die Grundsätze aus der GoBD sind dort abzubilden. Darüber hinaus sind die Prozesse sowie das interne Kontrollsystem dort abzubilden
- Die GoBD / Verfahrensdokumentation bezieht sich nicht ausschließlich auf die Finanzbuchhaltung, sondern auch auf Vor- und Nebensysteme
- Softwaretestate haben keine besondere Wirkung für die Finanzbehörden
- Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zum Verwerfen der Buchführung führen
Über den Autoren:
Faraz Afscharian ist Berater und Prüfer bei der comdatis it-consulting GmbH & Co.KG mit Spezialisierung GoBD und Verfahrensdokumentation. Darüber hinaus beschäftigt er sich in Projekten mit dem Thema Informationssicherheit und führt IT-Prüfungen für Wirtschaftsprüfungsgesellschaften durch.
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